Bien communiquer au travail et s’affirmer : nos conseils

Cet article a été rédigé par Anne-Claire Leterme, Docteure en Psychologie Clinique et Psychothérapeute formée aux TCC. Anne-Claire consulte sur la plateforme Psy.link.

Savoir bien communiquer est important pour plusieurs raisons. Tout d’abord, au sein de l’entreprise, celui qui sait bien communiquer ses idées aura plus de chance d’évoluer. Puis, une bonne communication permet de mieux réguler nos émotions et ainsi bénéficier d’un bien-être psychologique. Dans cet article, vous trouverez des conseils pour améliorer votre communication au travail.

Défendez votre position et vos idées pour bien communiquer au travail

Exprimer son point de vue ne veut pas nécessairement dire l’imposer ! Vous pouvez exprimer votre point de vue sans agressivité, en prenant en considération que les autres puissent penser différemment.  

« Je comprends bien ce qui vous dites, mais je ne pense pas comme vous »

N’oubliez pas que défendre ses positions va permettre de faire évoluer le cours d’une discussion ou d’une réunion. Il est intéressant d’apporter de nouvelles perspectives. Dans un groupe, l’avis de tout le monde est important. Cela fait avancer les projets. 

Affrontez les situations que vous redoutez

Plutôt que d’éviter une situation de travail dans laquelle vous pouvez ressentir une gêne, un mal-être, voire de l’anxiété (tremblement, rougissement, cœur qui s’emballe …), affrontez-la. Cependant, il est conseillé de s’exposer de façon graduelle. En thérapie, nous préconisons de commencer par une situation que vous redoutez peu en augmentant progressivement la difficulté. Il est important de répéter les expositions, en effet « une fois » ne suffit pas. 

Ainsi, plutôt que de réduire automatiquement votre gêne ou anxiété en évitant certaines situations, habituez-vous. L’habituation permet une diminution progressive des sensations inconfortables. Des expositions systématiques vous permettront de vivre la même situation à l’avenir avec moins d’anxiété et gêne.

N’ayez pas peur de vous montrer tel que vous êtes

Chacun a ses atouts, ses forces, ses défauts et ses faiblesses. Il n’est pas possible de plaire à tout le monde. Ne cherchez pas forcément à plaire ni d’avoir l’approbation des collègues de travail lorsque vous prenez une décision. Habituez-vous à l’idée que vous ne pouvez pas être aimé par tout le monde.

Exprimez vos émotions et vos opinions

Dites ce que vous pensez et ce que vous ressentez. Acceptez que cela peut être inconfortable de confronter et s’opposer. Apprenez à dire non. La personne à qui vous dites nous ne va pas moins vous apprécier Dites les choses indépendamment des signaux non verbaux qui peuvent vous être renvoyés.

Résistez aux demandes pressantes pour bien communiquer au travail

« Puis-je vous demander quelque chose ? Bien sûr vous avez le droit de me demander n’importe quoi, tout comme de mon côté, j’ai le droit de refuser ».

La marge de manœuvre au travail est souvent limitée. Il y a des règles à respecter, des deadlines, des procédures … On ne peut pas toujours dire la vérité en face ou déroger aux règles de l’entreprise. Cependant, il est important de se protéger face à certaines situations et de mettre des limites si cela est nécessaire. Savoir gérer des demandes pressantes est également un moyen de bien communiquer au travail.

Par exemple, votre patron vous confie un dossier ou une affaire à traiter de toute urgence. A moins d’y passer la nuit, cela vous parait impossible de le terminer dans les délais demandés ; votre patron vous demande d’assister à une réunion un samedi alors que vous aviez déjà prévu quelque chose ; votre patron souhaite que vous décaliez vos vacances, votre patron vous en demande toujours plus dans un temps toujours plus réduit …

Quelques règles simples pourraient vous aider à faire face à ces situations :

1. Développez des pensées aidantes face au refus : « Je peux dire non tout en respectant l’autre ». « Refuser quelque chose n’est pas refuser la relation ». « Je peux refuser quelque chose sans que l’autre ne se fâche ». « Il faut pouvoir dire non pour ne pas se laisser envahir par les demandes des autres ». « Je saurai gérer le conflit que mon refus va provoquer ».
2. Il est souhaitable de dire non d’emblée : « Non, je ne peux pas m’occuper de ce dossier », « Non, il m’est impossible de changer mes dates de vacances », « Non, je ne pourrai pas participer à cette réunion“ ou à la question : « Je vous dérange ? », Répondre : « Oui, vous me dérangez ».
3. Il faut éviter les « oui, mais » et les propos qui n’expriment pas directement le refus et le suggèrent seulement. « Si j’avais eu le temps, je vous aurais bien aidé à boucler ce travail ».
4. Ne vous justifiez pas systématiquement, mais attendez plutôt que l’autre vous demande des explications. Dans la majorité des cas, il ne vous le demandera pas.
5. Comprenez l’autre : « Je vois bien qu’il est difficile pour vous de terminer seul ce travail ». « Je sais que cela te ferait plaisir que je t’accompagne à cette réunion“.
6. Persistez dans votre refus en utilisant un ton calme, agréable, mais ferme.
7. Concluez positivement. Si la personne accepte finalement votre position, remerciez-là sincèrement : « J’apprécie beaucoup car je sais que vous souhaitiez que je réponde favorablement à cette demande ». Si au contraire, vous êtes amené à faire ce que vous refusiez initialement, ne vous déjugez pas en disant : « Bon, finalement, cela ne m’ennuie pas tant que cela ». Ne soyez pas agressif : « Vous exagérez quand même », mais dîtes plutôt : « Je vois que cela est important pour vous et je vais le faire même si comme je vous le disais, je n’en ai pas envie ».

Négociez et gérez les conflits pour bien communiquer au travail

Très souvent, la recherche d’un compromis où chacun trouve un avantage est hautement souhaitable de manière à ne pas conclure l’échange dans une atmosphère de match où il y aurait un vainqueur et un perdant. Bien communiquer au travail impliquer de savoir gérer des conflits. Cela consistera à alterner entre deux attitudes ; S’exprimer : « Je ne peux pas rester plus tard ce soir pour boucler ce dossier », et écouter l’autre, ce qui va passer par la reformulation de ce qu’il dit : « Vous ne pouvez pas terminer seul ce dossier et cela vous embête vraiment ». Proposez ensuite une solution alternative : « Je vous propose d’arriver exceptionnellement plus tôt demain matin pour m’en occuper », et demander l’avis de l’autre : « Qu’en pensez-vous ? »

Comment réagir face aux paroles désagréables ?

« Je suis dépanneur d’ascenseurs. Chaque fois que j’arrive chez un client, c’est pour m’entendre dire que j’ai mis beaucoup de temps à arriver. Les gens ne comprennent pas qu’on ne puisse pas intervenir tout de suite, dans la seconde qui suit l’appel ». « Ils trouvent naturel de pouvoir négocier un prêt bancaire en pleine nuit ou de se faire livrer leur épicerie un dimanche ».

Les clients d’aujourd’hui sont de plus en plus exigeants, leurs attentes toujours plus élevées. Si quelque chose ne va pas, ils n’hésitent pas à se plaindre, mais par contre, ils expriment beaucoup plus rarement leur satisfaction. Leur première exigence concerne le temps : le client n’attend pas !

Voici quelques conseils pour vous aider à faire face aux paroles désagréables :

1. Relativisez, prenez de la distance, ressourcez-vous à l’extérieur ou auprès des sources positives de votre existence.
2. Restez vous-même, gardez votre éthique en défendant vos positions. 
3. Dites ce que vous pensez : « Je ne suis pas d’accord ».
4. Ne répondez pas frontalement : « J’ai entendu ce que vous dites, c’est ce que vous pensez ».
5. Affirmez-vous : « Je ne veux pas que vous me disiez cela ».